Colombia acaba de reescribir las reglas de juego para uno de los pilares de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo: las evaluaciones médicas ocupacionales. La Resolución 1843 de 2025, expedida por el Ministerio del Trabajo, deroga expresamente las Resoluciones 2346 de 2007, 1918 de 2009, 1075 de 1992 y 4050 de 1994, y establece un marco único, más exigente y más protector, tanto para el trabajador como para el empleador que quiere estar en regla. Si su empresa aún no ha revisado cómo la aplica, este es el momento de hacerlo: la normatividad ya está vigente y el cumplimiento no es opcional.

¿Qué cambia realmente con esta resolución?

La Resolución 1843 de 2025 regula, de manera integral, la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales. Su alcance es amplio: aplica a todos los empleadores, empresas públicas y privadas, contratantes, contratistas, trabajadores dependientes e independientes, sin importar el sector económico, el tipo de vinculación laboral o la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. En otras palabras, ninguna empresa que tenga personas trabajando bajo su dirección queda por fuera de esta obligación.

La norma es enfática en un punto que muchas áreas de talento humano suelen pasar por alto: es el empleador quien tiene la responsabilidad de garantizar que los trabajadores se sometan a las evaluaciones médicas ocupacionales, y de hacerlo a través de proveedores habilitados y con personal médico especializado en seguridad y salud en el trabajo.

Los tipos de evaluación médica que la ley exige

La resolución organiza las evaluaciones médicas ocupacionales según el momento del vínculo laboral en el que se practican. Conocerlas con precisión evita que la empresa aplique protocolos incompletos o desactualizados:

•     Preingreso o preocupacional: define si la persona es apta para el cargo antes de vincularse.

•     Periódicas: programadas, según el perfil de riesgo, la matriz de peligros y el profesiograma del cargo.

•     De egreso o posocupacional: al finalizar la relación laboral, documentan el estado de salud con el que sale el trabajador.

•     Post incapacidad: verifican la aptitud tras un periodo de incapacidad médica.

•     De reintegro o retorno laboral: previas al regreso efectivo al puesto de trabajo.

•     Por reubicación laboral: cuando el trabajador requiere un cambio de funciones por razones de salud.

La confidencialidad de la historia clínica ocupacional: un límite claro para el empleador

Uno de los aspectos más relevantes de la Resolución 1843 de 2025 es la protección reforzada de la historia clínica ocupacional. Esta es confidencial y solo puede ser gestionada por personal médico autorizado. El empleador nunca tiene acceso al diagnóstico: únicamente puede conocer el concepto de aptitud y las recomendaciones necesarias para ajustar el puesto de trabajo. Esta distinción no es un detalle menor: manejar indebidamente esta información puede exponer a la empresa a reclamaciones por violación a la intimidad y a la protección de datos personales en salud.

La prohibición que todo departamento de talento humano debe interiorizar

El artículo 21 de la resolución establece, como regla general, que los empleadores no pueden ordenar la práctica de pruebas de embarazo, de VIH ni de serología VDRL como condición para acceder o conservar un empleo. Esta disposición busca cerrar la puerta a prácticas discriminatorias que, aunque muchas veces se justificaban como "protocolo médico", no tienen sustento legal ni técnico como requisito de contratación.

Pasos concretos para que su empresa cumpla desde hoy

1.     Actualice el protocolo de exámenes médicos ocupacionales conforme al profesiograma, la matriz de peligros y las tareas críticas de cada cargo.

2.     Contrate únicamente proveedores de salud ocupacional habilitados, con médicos especialistas en seguridad y salud en el trabajo.

3.     Revise los procedimientos internos de manejo documental: quién recibe el concepto de aptitud y quién custodia la historia clínica ocupacional.

4.     Elimine de sus protocolos cualquier exigencia de pruebas de embarazo, VIH o VDRL como requisito de ingreso o permanencia.

5.     Capacite al equipo de talento humano y a los jefes de área sobre los límites legales de la información médica que pueden solicitar y recibir.

Fuentes legales de referencia

•     Resolución 1843 de 2025, Ministerio del Trabajo (regula las evaluaciones médicas ocupacionales y las historias clínicas ocupacionales).

•     Resoluciones derogadas por la Resolución 1843 de 2025: 2346 de 2007, 1918 de 2009, 1075 de 1992 y 4050 de 1994.

•     Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.